حسابداری چیست؟ راهنمای جامع حسابداری شرکتها، کارخانهها و کسبوکارها
حسابداری یکی از مهمترین بخشهای هر کسبوکار است؛ اما برخلاف تصور بسیاری از افراد، حسابداری فقط ثبت فاکتور و سند مالی نیست.
هر مجموعهای که خرید، فروش، درآمد، هزینه، دارایی، بدهی، موجودی، حقوق، قرارداد، پروژه یا تولید دارد، به نوعی با حسابداری و مدیریت مالی سروکار دارد.
یک فروشگاه کوچک برای کنترل درآمد و هزینههای خود به حسابداری نیاز دارد.
یک شرکت خدماتی برای کنترل قراردادها، درآمد، هزینه و حقوق کارکنان به سیستم مالی نیاز دارد.
یک شرکت بازرگانی باید خرید، فروش، موجودی کالا، مشتریان و تأمینکنندگان خود را مدیریت کند.
یک کارخانه علاوه بر همه این موارد باید مواد اولیه، تولید، محصول، ضایعات، هزینه تولید، سربار و بهای تمام شده را نیز کنترل کند.
و یک هلدینگ با چندین شرکت و شعبه، به یک ساختار مالی بسیار گستردهتر برای مدیریت شرکتهای زیرمجموعه نیاز دارد.
به همین دلیل امروزه در کنار حسابداری سنتی، استفاده از نرم افزار حسابداری، نرم افزار مالی، سیستم مدیریت مالی و ERP اهمیت بسیار زیادی پیدا کرده است.
در این مقاله به صورت کامل بررسی میکنیم:
- حسابداری چیست؟
- چرا حسابداری برای شرکتها مهم است؟
- انواع حسابداری چیست؟
- حسابداری کارخانه چگونه انجام میشود؟
- حسابداری صنعتی چیست؟
- حسابداری تولید چیست؟
- نرم افزار حسابداری چیست؟
- تفاوت نرم افزار حسابداری و ERP چیست؟
- ERP مالی چیست؟
- نرم افزار حسابداری برای کارخانه چه امکاناتی باید داشته باشد؟
- حسابداری هلدینگ چگونه مدیریت میشود؟
- حسابداری کسبوکارهای کوچک و بزرگ چه تفاوتی دارد؟
- و پرتو ERP چگونه میتواند فرآیندهای مالی و حسابداری سازمان را یکپارچه کند؟
حسابداری چیست؟
حسابداری فرآیند شناسایی، ثبت، طبقهبندی، خلاصهسازی، تجزیهوتحلیل و گزارش رویدادهای مالی یک سازمان یا کسبوکار است.
به زبان ساده، حسابداری کمک میکند بدانیم:
پول از کجا وارد سازمان شده است؟
پول در کجا هزینه شده است؟
شرکت چقدر دارایی دارد؟
چه مقدار بدهی دارد؟
چه مقدار از مشتریان طلبکار است؟
چه مقدار به تأمینکنندگان بدهکار است؟
شرکت چقدر سود یا زیان کرده است؟
کدام محصول یا پروژه سودآورتر است؟
هزینه واقعی تولید یک محصول چقدر است؟
بنابراین حسابداری تنها یک فعالیت اداری نیست؛ بلکه یکی از مهمترین منابع اطلاعاتی برای مدیریت و تصمیمگیری سازمان محسوب میشود.
اهمیت حسابداری در مدیریت شرکت
فرض کنید یک شرکت در طول سال ۵۰ میلیارد تومان فروش داشته باشد.
آیا میتوان گفت این شرکت ۵۰ میلیارد تومان سود کرده است؟
قطعاً خیر.
شرکت ممکن است در همین مدت:
- ۲۰ میلیارد تومان خرید داشته باشد.
- ۱۰ میلیارد تومان حقوق پرداخت کرده باشد.
- ۵ میلیارد تومان هزینه عملیاتی داشته باشد.
- ۳ میلیارد تومان هزینه مالی داشته باشد.
- ۴ میلیارد تومان مطالبات وصولنشده داشته باشد.
- چند میلیارد تومان موجودی کالا داشته باشد.
بنابراین فروش با سود تفاوت دارد.
سیستم حسابداری به مدیریت کمک میکند تصویر واقعیتری از وضعیت مالی شرکت داشته باشد.
مهمترین وظایف حسابداری چیست؟
یک سیستم حسابداری حرفهای میتواند فرآیندهای مختلفی را مدیریت کند.
مهمترین وظایف عبارتاند از:
ثبت معاملات مالی
ثبت خرید، فروش، دریافت، پرداخت، هزینه و درآمد.
ثبت اسناد حسابداری
ثبت رویدادهای مالی در قالب اسناد حسابداری.
مدیریت حسابهای دریافتنی
کنترل مبالغی که مشتریان باید به شرکت پرداخت کنند.
مدیریت حسابهای پرداختنی
کنترل بدهیهای شرکت به تأمینکنندگان و سایر اشخاص.
مدیریت داراییها
ثبت و کنترل داراییهای جاری و غیرجاری شرکت.
مدیریت نقدینگی
کنترل وضعیت نقدی و جریان ورود و خروج پول.
تهیه گزارشهای مالی
ایجاد گزارشهایی برای مدیران، حسابداران و تصمیمگیرندگان.
کنترل هزینه
بررسی هزینههای سازمان و مقایسه عملکرد مالی.
محاسبه سود و زیان
بررسی درآمدها و هزینهها برای تعیین عملکرد مالی.
انواع حسابداری چیست؟
حسابداری حوزه بسیار گستردهای دارد و بر اساس نوع فعالیت سازمان میتوان آن را به شاخههای مختلف تقسیم کرد.
برخی از مهمترین انواع حسابداری عبارتاند از:
- حسابداری مالی
- حسابداری مدیریت
- حسابداری صنعتی
- حسابداری بهای تمام شده
- حسابداری تولید
- حسابداری مالیاتی
- حسابداری پیمانکاری
- حسابداری پروژه
- حسابداری بازرگانی
- حسابداری خدماتی
- حسابداری هلدینگ
- حسابداری شعب
- حسابداری انبار
- حسابداری دارایی ثابت
- حسابداری حقوق و دستمزد
هر کدام از این حوزهها نیازهای خاص خود را دارند.
حسابداری مالی چیست؟
حسابداری مالی بر ثبت و گزارش رویدادهای مالی شرکت تمرکز دارد.
از جمله خروجیهای مهم حسابداری مالی میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- تراز آزمایشی
- دفتر روزنامه
- دفتر کل
- دفتر معین
- ترازنامه
- صورت سود و زیان
- صورت جریان وجوه نقد
- گزارش داراییها
- گزارش بدهیها
- گزارش درآمدها
- گزارش هزینهها
حسابداری مالی معمولاً پایه اصلی سیستم مالی سازمان محسوب میشود.
حسابداری مدیریتی چیست؟
حسابداری مدیریت بیشتر برای مدیران و تصمیمگیرندگان سازمان کاربرد دارد.
در این نوع حسابداری، هدف تنها ثبت اطلاعات نیست؛ بلکه تحلیل اطلاعات برای تصمیمگیری است.
مدیر ممکن است بخواهد بداند:
- کدام محصول سود بیشتری دارد؟
- کدام شعبه عملکرد بهتری دارد؟
- کدام پروژه زیانده است؟
- هزینه کدام واحد بیش از حد افزایش یافته؟
- آیا قیمت فروش محصول مناسب است؟
- آیا تولید یک محصول اقتصادی است؟
این اطلاعات میتوانند در قالب گزارش مدیریتی و داشبورد مالی ارائه شوند.
حسابداری صنعتی چیست؟
حسابداری صنعتی بیشتر در کارخانهها و شرکتهای تولیدی کاربرد دارد.
در یک کارخانه، دانستن مبلغ فروش به تنهایی کافی نیست.
مدیر باید بداند محصول با چه هزینهای تولید شده است.
هزینه تولید ممکن است شامل:
- مواد اولیه
- دستمزد مستقیم
- دستمزد غیرمستقیم
- انرژی
- استهلاک ماشینآلات
- تعمیرات
- سربار تولید
- بستهبندی
- حملونقل
- سایر هزینههای تولید
باشد.
حسابداری صنعتی به سازمان کمک میکند این هزینهها را شناسایی و تحلیل کند.
حسابداری بهای تمام شده چیست؟
یکی از مهمترین موضوعات در حسابداری صنعتی، بهای تمام شده است.
بهای تمام شده نشان میدهد تولید یک محصول یا ارائه یک خدمت چه میزان هزینه برای شرکت ایجاد کرده است.
برای مثال فرض کنید یک کارخانه ۱۰ هزار محصول تولید کرده است.
هزینهها شامل:
- ۵ میلیارد مواد اولیه
- ۲ میلیارد دستمزد
- ۱ میلیارد انرژی
- ۵۰۰ میلیون تعمیرات
- ۱ میلیارد سربار
باشد.
با جمع این هزینهها میتوان هزینه کل تولید را محاسبه و سپس با توجه به تعداد محصولات، بهای تمام شده هر واحد را تحلیل کرد.
البته در عمل محاسبه بهای تمام شده میتواند بسیار پیچیدهتر باشد و به ساختار تولید، فرمول ساخت، مراکز هزینه، سربار و سایر عوامل وابسته باشد.
حسابداری کارخانه چیست؟
حسابداری کارخانه به مدیریت اطلاعات مالی یک واحد تولیدی گفته میشود.
در یک کارخانه، سیستم حسابداری باید بتواند اطلاعات بخشهای مختلف را با یکدیگر مرتبط کند.
برای مثال:
خرید مواد اولیه
↓
ورود مواد به انبار
↓
مصرف مواد در تولید
↓
تولید محصول
↓
ورود محصول به انبار
↓
فروش محصول
↓
دریافت وجه
هر کدام از این رویدادها میتواند اثر مالی داشته باشد.
بنابراین حسابداری کارخانه باید با خرید، انبار، تولید، فروش و خزانهداری ارتباط داشته باشد.
چالشهای حسابداری کارخانهها
کارخانهها معمولاً با چالشهای پیچیدهتری نسبت به کسبوکارهای ساده مواجه هستند.
از جمله:
- تعدد مواد اولیه
- چندین انبار
- خطوط تولید مختلف
- محصولات متنوع
- محصولات نیمهساخته
- ضایعات
- توقف تولید
- هزینه تعمیرات
- هزینه انرژی
- استهلاک ماشینآلات
- دستمزد کارکنان تولید
- سربار تولید
- محاسبه بهای تمام شده
- کنترل موجودی
- برنامهریزی تولید
به همین دلیل استفاده از یک نرم افزار حسابداری کارخانه یکپارچه با ERP تولید میتواند اهمیت زیادی داشته باشد.
حسابداری تولید چیست؟
حسابداری تولید به مدیریت و ثبت اطلاعات مالی مربوط به فرآیند تولید گفته میشود.
برای مثال باید مشخص شود:
- چه مقدار مواد اولیه مصرف شده؟
- ارزش مواد مصرفی چقدر بوده؟
- چه مقدار محصول تولید شده؟
- هزینه مستقیم تولید چقدر بوده؟
- هزینه سربار چقدر بوده؟
- چه مقدار ضایعات ایجاد شده؟
- بهای تمام شده هر محصول چقدر است؟
این اطلاعات برای تصمیمگیری مدیران تولید و مالی بسیار مهم هستند.
ارتباط حسابداری با انبار
انبار فقط محل نگهداری کالا نیست.
موجودی انبار دارای ارزش مالی است.
برای مثال اگر یک شرکت ۲۰ میلیارد تومان مواد اولیه در انبار داشته باشد، این موجودی بخشی از دارایی شرکت محسوب میشود.
به همین دلیل بین:
انبار + خرید + فروش + تولید + حسابداری
ارتباط بسیار مهمی وجود دارد.
یک سیستم ERP میتواند این ارتباط را ایجاد کند.
حسابداری خرید چیست؟
خرید یکی از اصلیترین رویدادهای مالی سازمان است.
در فرآیند خرید معمولاً اطلاعات زیر وجود دارد:
- تأمینکننده
- درخواست خرید
- سفارش خرید
- فاکتور خرید
- مبلغ خرید
- تخفیف
- مالیات
- هزینه حمل
- دریافت کالا
- بدهی به تأمینکننده
- پرداخت
وقتی این اطلاعات در سیستمهای جداگانه ثبت شوند، احتمال ایجاد مغایرت افزایش پیدا میکند.
در ERP میتوان فرآیند خرید را با انبار و حسابداری مرتبط کرد.
حسابداری فروش چیست؟
در فرآیند فروش نیز اطلاعات مختلفی ایجاد میشود:
- مشتری
- سفارش فروش
- فاکتور
- کالا یا خدمت
- مبلغ فروش
- تخفیف
- مالیات
- خروج کالا
- حساب مشتری
- دریافت وجه
بنابراین فروش نیز ارتباط مستقیمی با حسابداری، انبار و خزانهداری دارد.
حسابداری خزانه داری چیست؟
خزانهداری مسئول مدیریت جریانهای نقدی سازمان است.
برخی امکانات سیستم خزانهداری عبارتاند از:
- مدیریت بانک
- مدیریت صندوق
- دریافت
- پرداخت
- چکهای دریافتی
- چکهای پرداختی
- انتقال وجه
- حواله
- کنترل موجودی حساب بانکی
- برنامهریزی پرداخت
- مدیریت نقدینگی
اتصال خزانهداری به حسابداری باعث میشود وضعیت مالی سازمان دقیقتر قابل مشاهده باشد.
حسابداری حقوق و دستمزد
حقوق و دستمزد یکی از هزینههای اصلی بسیاری از سازمانها است.
در یک سازمان بزرگ، محاسبه حقوق ممکن است به عوامل مختلفی وابسته باشد:
- حقوق پایه
- اضافهکاری
- مزایا
- کسورات
- مرخصی
- حضور و غیاب
- بیمه
- مالیات
- پاداش
- وام
- مساعده
وقتی سیستم منابع انسانی و حقوق و دستمزد با حسابداری یکپارچه باشند، اطلاعات هزینه نیروی انسانی نیز میتواند در سیستم مالی ثبت و تحلیل شود.
حسابداری هلدینگ چیست؟
یک هلدینگ ممکن است از چندین شرکت تشکیل شده باشد.
برای مثال:
- شرکت تولیدی
- شرکت بازرگانی
- شرکت حملونقل
- شرکت خدماتی
- شرکت معدنی
هر شرکت ممکن است حسابداری مستقل خود را داشته باشد؛ اما مدیران هلدینگ معمولاً نیاز دارند عملکرد کل مجموعه را نیز مشاهده کنند.
در چنین ساختاری قابلیتهایی مانند:
- مدیریت چند شرکت
- تفکیک اطلاعات شرکتها
- گزارشگیری تجمیعی
- مقایسه شرکتها
- مدیریت شعب
- گزارشهای مدیریتی
- کنترل درآمد و هزینه
- تحلیل سودآوری
اهمیت پیدا میکنند.
نرم افزار حسابداری چیست؟
نرم افزار حسابداری سیستمی است که برای مدیریت فرآیندهای مالی کسبوکار طراحی میشود.
یک نرم افزار حسابداری میتواند امکاناتی مانند:
- ثبت سند
- دفتر کل
- دفتر معین
- دفتر روزنامه
- خرید
- فروش
- دریافت
- پرداخت
- بانک
- صندوق
- چک
- حسابهای دریافتنی
- حسابهای پرداختنی
- گزارش سود و زیان
- ترازنامه
- گزارشهای مالی
داشته باشد.
اما زمانی که نیازهای سازمان گستردهتر شوند، صرفاً حسابداری کافی نیست.
اینجاست که مفهوم ERP اهمیت پیدا میکند.
ERP چیست؟
ERP یا Enterprise Resource Planning به معنی برنامهریزی منابع سازمان است.
ERP تلاش میکند فرآیندهای مختلف سازمان را در یک سیستم یکپارچه مدیریت کند.
برای مثال:
مالی
حسابداری
خرید
فروش
انبار
تولید
منابع انسانی
CRM
پروژه
نگهداری و تعمیرات
ناوگان
معدن
میتوانند در یک بستر ERP با یکدیگر ارتباط داشته باشند.
تفاوت نرم افزار حسابداری و ERP چیست؟
این یکی از مهمترین سؤالات مدیران هنگام انتخاب نرم افزار است.
نرم افزار حسابداری عمدتاً روی فرآیندهای مالی تمرکز دارد.
اما ERP دامنه وسیعتری دارد.
برای مثال در یک کارخانه:
یک سفارش فروش میتواند روی موجودی انبار اثر بگذارد.
کمبود موجودی میتواند باعث ایجاد نیاز خرید شود.
خرید مواد اولیه روی حساب تأمینکننده اثر میگذارد.
مواد اولیه وارد تولید میشوند.
تولید محصول ایجاد میکند.
محصول وارد انبار میشود.
محصول فروخته میشود.
فروش روی حساب مشتری و درآمد شرکت اثر میگذارد.
تمام این زنجیره در نهایت به اطلاعات مالی مرتبط است.
ERP دقیقاً برای مدیریت چنین ارتباطهایی طراحی شده است.
ERP مالی چیست؟
ERP مالی بخشی از یک سیستم ERP است که فرآیندهای مالی سازمان را مدیریت میکند.
اما مزیت اصلی ERP مالی نسبت به یک نرم افزار حسابداری مستقل، ارتباط آن با سایر ماژولهای سازمان است.
برای مثال:
ERP تولید → اطلاعات هزینه تولید
ERP انبار → اطلاعات موجودی
ERP خرید → اطلاعات خرید و بدهی
ERP فروش → اطلاعات درآمد و مطالبات
ERP منابع انسانی → اطلاعات حقوق
و همه این اطلاعات میتوانند در بخش مالی مورد استفاده قرار گیرند.
نرم افزار حسابداری برای کارخانه چه ویژگیهایی باید داشته باشد؟
یک نرم افزار حسابداری کارخانه باید متناسب با نیازهای صنعت طراحی شود.
امکانات مهم شامل:
- حسابداری مالی
- حسابداری صنعتی
- بهای تمام شده
- مدیریت مواد اولیه
- مدیریت محصول
- مدیریت انبار
- خرید
- فروش
- تولید
- مدیریت هزینه
- مراکز هزینه
- دارایی ثابت
- حقوق و دستمزد
- خزانهداری
- گزارشهای مدیریتی
- داشبورد مالی
- گزارش سودآوری محصول
- کنترل موجودی
است.
نرم افزار حسابداری برای کسبوکار کوچک
نیاز یک کسبوکار کوچک با یک کارخانه بزرگ متفاوت است.
یک کسبوکار کوچک ممکن است بیشتر به:
- ثبت فروش
- ثبت خرید
- مدیریت هزینه
- مدیریت مشتری
- دریافت
- پرداخت
- بانک
- صندوق
- سود و زیان
نیاز داشته باشد.
اما نکته مهم این است که سیستم انتخابشده باید امکان رشد همراه با کسبوکار را داشته باشد.
زیرا ممکن است یک کسبوکار کوچک امروز تنها چند کاربر داشته باشد، اما چند سال بعد به یک شرکت بزرگ با چند شعبه، انبار و واحد عملیاتی تبدیل شود.
نرم افزار حسابداری برای شرکتهای بزرگ
در شرکتهای بزرگ، نیازهای مالی معمولاً بسیار گستردهتر هستند.
یک نرم افزار حسابداری شرکتی باید بتواند مواردی مانند:
- چند کاربر
- چند شعبه
- چند انبار
- مراکز هزینه
- پروژهها
- داراییها
- مشتریان متعدد
- تأمینکنندگان متعدد
- حسابهای بانکی متعدد
- گزارشهای مدیریتی
- سطوح دسترسی
- گردش کار
- API
- اتصال به سایر سیستمها
را مدیریت کند.
نرم افزار حسابداری هلدینگ
برای هلدینگها، نرم افزار حسابداری چندشرکتی اهمیت زیادی دارد.
مدیریت مالی یک مجموعه دارای چند شرکت با یک سیستم حسابداری ساده ممکن است بسیار دشوار باشد.
یک راهکار ERP هلدینگ باید امکان تفکیک شرکتها و در عین حال ایجاد دید مدیریتی در سطح کل مجموعه را فراهم کند.
در این ساختار میتوان اطلاعات شرکتهای مختلف را جداگانه مدیریت کرد و در سطح مدیریتی، گزارشهای موردنیاز را تجمیع و مقایسه کرد.
حسابداری چندشرکتی چیست؟
حسابداری چندشرکتی برای سازمانهایی طراحی میشود که چند شخصیت حقوقی یا شرکت مستقل دارند.
برای مثال:
هلدینگ پرتو
├── شرکت تولیدی
├── شرکت بازرگانی
├── شرکت خدماتی
└── شرکت حملونقل
هر شرکت میتواند اطلاعات مالی خود را داشته باشد، در حالی که مدیریت مجموعه نیز به اطلاعات کل سازمان دسترسی مدیریتی داشته باشد.
حسابداری چند شعبهای
بسیاری از شرکتها علاوه بر دفتر مرکزی دارای شعب مختلف هستند.
در این شرایط باید بتوان:
- درآمد هر شعبه
- هزینه هر شعبه
- فروش هر شعبه
- موجودی هر شعبه
- عملکرد هر شعبه
- سودآوری هر شعبه
را بررسی کرد.
این قابلیت برای فروشگاههای زنجیرهای، شرکتهای خدماتی، شرکتهای بازرگانی و سازمانهای چندشعبهای اهمیت زیادی دارد.
حسابداری پروژه
در شرکتهای پروژهمحور، حسابداری باید بتواند هزینهها و درآمدهای هر پروژه را جداگانه بررسی کند.
برای مثال هزینههای:
- نیروی انسانی
- خرید
- تجهیزات
- پیمانکار
- حملونقل
- مواد
- خدمات
میتوانند به پروژه مربوطه اختصاص داده شوند.
در نتیجه مدیر میتواند ببیند:
درآمد پروژه چقدر است؟
هزینه پروژه چقدر است؟
سود پروژه چقدر است؟
حسابداری پیمانکاری
شرکتهای پیمانکاری معمولاً با پروژهها و قراردادهای متعدد کار میکنند.
در این شرکتها مواردی مانند:
- قرارداد
- صورت وضعیت
- پیشپرداخت
- کسورات
- هزینه پروژه
- دریافت
- پرداخت
- پیمانکار
- کارفرما
اهمیت دارند.
یک سیستم مالی یکپارچه میتواند ارتباط این اطلاعات را با حسابداری برقرار کند.
حسابداری شرکتهای بازرگانی
شرکتهای بازرگانی بیشتر با خرید و فروش کالا سروکار دارند.
مهمترین نیازهای آنها عبارتاند از:
- خرید
- فروش
- انبار
- قیمت خرید
- قیمت فروش
- مشتری
- تأمینکننده
- سود فروش
- دریافت
- پرداخت
- موجودی کالا
برای این شرکتها ارتباط بازرگانی، انبار و حسابداری اهمیت بسیار زیادی دارد.
حسابداری شرکتهای خدماتی
در شرکتهای خدماتی، محصول فیزیکی ممکن است وجود نداشته باشد، اما درآمد و هزینه همچنان باید مدیریت شوند.
مانند:
- شرکتهای نرمافزاری
- شرکتهای مشاوره
- شرکتهای مهندسی
- شرکتهای خدمات فنی
- شرکتهای حملونقل
- شرکتهای خدمات سازمانی
در این شرکتها مدیریت قرارداد، پروژه، نیروی انسانی، هزینه و درآمد اهمیت زیادی دارد.
حسابداری و مدیریت نقدینگی
یکی از بزرگترین اشتباهات کسبوکارها این است که سود را با نقدینگی اشتباه میگیرند.
ممکن است شرکتی سودآور باشد اما به دلیل وصول نشدن مطالبات، نقدینگی کافی برای پرداخت هزینههای خود نداشته باشد.
به همین دلیل سیستم مالی باید بتواند:
- مطالبات
- بدهیها
- دریافتها
- پرداختها
- موجودی بانک
- چکها
- تعهدات آینده
را مدیریت کند.
این موضوع برای مدیریت نقدینگی شرکت اهمیت بسیار زیادی دارد.
حسابداری و کنترل هزینه
یکی از مهمترین کاربردهای حسابداری، کنترل هزینهها است.
مدیر باید بتواند بفهمد:
- هزینه تولید چقدر است؟
- هزینه اداری چقدر است؟
- هزینه منابع انسانی چقدر است؟
- هزینه تعمیرات چقدر است؟
- هزینه هر پروژه چقدر است؟
- هزینه هر شعبه چقدر است؟
- هزینه هر مرکز هزینه چقدر است؟
با چنین اطلاعاتی میتوان هزینههای غیرضروری را شناسایی کرد.
حسابداری و داشبورد مدیریتی
مدیرعامل معمولاً نمیخواهد هر روز صدها سند حسابداری را بررسی کند.
او به شاخصهای مهم نیاز دارد.
یک داشبورد مدیریتی مالی میتواند مواردی مانند:
فروش
میزان فروش روزانه، ماهانه و سالانه.
سود
سود و زیان دوره.
مطالبات
مبالغ وصولنشده از مشتریان.
بدهیها
تعهدات مالی سازمان.
نقدینگی
وضعیت بانک و صندوق.
هزینهها
مهمترین هزینههای سازمان.
موجودی
ارزش و وضعیت موجودی انبار.
پروژهها
درآمد و هزینه پروژهها.
را در اختیار مدیریت قرار دهد.
چرا ERP برای کارخانهها اهمیت دارد؟
در کارخانه، اطلاعات فقط متعلق به حسابداری نیست.
واحدهای مختلف دائماً اطلاعات ایجاد میکنند.
واحد خرید:
مواد اولیه خریداری میکند.
انبار:
مواد را دریافت و نگهداری میکند.
تولید:
مواد را مصرف و محصول تولید میکند.
کنترل کیفیت:
محصول را بررسی میکند.
فروش:
محصول را به مشتری میفروشد.
خزانه:
وجه را دریافت میکند.
حسابداری:
اثر مالی تمام این رویدادها را مدیریت میکند.
اگر این سیستمها جدا باشند، اطلاعات باید چندین بار وارد شوند.
اما ERP میتواند این فرآیند را یکپارچه کند.
پرتو ERP؛ راهکار یکپارچه برای مدیریت مالی و سازمان
در پرتو ERP، حسابداری بهعنوان یک بخش جدا از سازمان دیده نمیشود.
هدف، ایجاد یک ساختار یکپارچه برای ارتباط فرآیندهای مختلف سازمان است.
بسته به ساختار و نیاز سازمان، فرآیندهای مختلف میتوانند در کنار سیستم مالی قرار بگیرند؛ از جمله:
- حسابداری
- خزانهداری
- خرید
- فروش
- انبار
- تولید
- منابع انسانی
- حقوق و دستمزد
- CRM
- مدیریت پروژه
- نگهداری و تعمیرات
- مدیریت ناوگان
- مدیریت معدن
این ساختار باعث میشود اطلاعات بین واحدها راحتتر جریان پیدا کند و مدیران بتوانند تصویر جامعتری از عملکرد سازمان داشته باشند.
حسابداری کارخانه با پرتو ERP
یکی از سناریوهای مهم استفاده از پرتو ERP در کارخانهها و شرکتهای تولیدی، ارتباط دادن سیستم مالی با فرآیند تولید است.
برای مثال:
مرحله اول؛ خرید
مواد اولیه از تأمینکننده خریداری میشود.
مرحله دوم؛ انبار
مواد اولیه وارد انبار میشود.
مرحله سوم؛ تولید
مواد اولیه برای تولید مصرف میشود.
مرحله چهارم؛ محصول
محصول نهایی تولید و وارد انبار میشود.
مرحله پنجم؛ فروش
محصول به مشتری فروخته میشود.
مرحله ششم؛ دریافت
وجه فروش دریافت میشود.
در یک ERP یکپارچه، این فرآیندها میتوانند به یک زنجیره اطلاعاتی متصل شوند.
پرتو ERP برای کسبوکارهای کوچک تا سازمانهای بزرگ
یکی از نکات مهم هنگام انتخاب ERP این است که نرم افزار فقط برای وضعیت امروز سازمان طراحی نشده باشد.
کسبوکارها رشد میکنند.
ممکن است یک مجموعه:
امروز → یک شرکت
باشد.
اما در آینده:
چند شرکت + چند شعبه + چند انبار + چند خط تولید + چند پروژه
داشته باشد.
بنابراین نرم افزار باید قابلیت توسعه داشته باشد.
پرتو ERP با نگاه یکپارچه ERP میتواند برای مدیریت فرآیندهای سازمانی در کسبوکارهای مختلف، از شرکتها و واحدهای تولیدی تا ساختارهای بزرگتر سازمانی، مورد استفاده قرار گیرد.
چرا استفاده از ERP به جای چند نرم افزار جداگانه اهمیت دارد؟
فرض کنید یک سازمان برای هر بخش یک نرم افزار جدا داشته باشد:
- نرم افزار حسابداری
- نرم افزار انبار
- نرم افزار تولید
- نرم افزار منابع انسانی
- نرم افزار CRM
- نرم افزار پروژه
حالا باید اطلاعات این سیستمها با یکدیگر هماهنگ شوند.
این کار میتواند باعث ایجاد مشکلاتی مانند:
- ورود مجدد اطلاعات
- مغایرت دادهها
- گزارشگیری دشوار
- افزایش خطای انسانی
- هزینه نگهداری بیشتر
- پیچیدگی مدیریت سیستمها
شود.
ERP تلاش میکند این فرآیندها را در یک ساختار یکپارچه قرار دهد.
مزایای استفاده از پرتو ERP برای مدیریت سازمان
استفاده از یک سیستم ERP میتواند مزایایی مانند موارد زیر ایجاد کند:
یکپارچهسازی اطلاعات
اطلاعات واحدهای مختلف در یک ساختار مشترک مدیریت میشوند.
کاهش ورود اطلاعات تکراری
از ثبت چندباره یک اطلاعات در سیستمهای مختلف جلوگیری میشود.
افزایش شفافیت
مدیران دید بهتری نسبت به عملکرد سازمان پیدا میکنند.
گزارشگیری سریعتر
اطلاعات میتوانند سریعتر در اختیار مدیران قرار بگیرند.
کنترل بهتر هزینهها
هزینهها را میتوان بر اساس ساختارهای مختلف بررسی کرد.
مدیریت بهتر نقدینگی
دریافتها و پرداختها در کنار سایر اطلاعات مالی قابل بررسی هستند.
کنترل فرآیندهای سازمان
فرآیندها میتوانند به شکل منظمتری مدیریت شوند.
تصمیمگیری دادهمحور
مدیران به جای حدس و تخمین، میتوانند از اطلاعات سازمان برای تصمیمگیری استفاده کنند.
چه شرکتهایی به ERP مالی نیاز دارند؟
اگر سازمان شما دارای یک یا چند مورد از شرایط زیر است، احتمالاً ERP مالی میتواند برای آن مفید باشد:
- چند شعبه دارید.
- چند شرکت دارید.
- کارخانه دارید.
- فرآیند تولید دارید.
- چند انبار دارید.
- پروژههای متعدد دارید.
- تعداد کاربران زیاد است.
- تراکنشهای مالی زیاد دارید.
- اطلاعات در چند نرم افزار پراکنده است.
- گزارشگیری دشوار است.
- بهای تمام شده برای شما اهمیت دارد.
- نیاز به داشبورد مدیریتی دارید.
- نیاز به اتصال سیستمها دارید.
- میخواهید فرآیندهای سازمان را یکپارچه کنید.
چگونه بهترین نرم افزار حسابداری و ERP را انتخاب کنیم؟
عبارت «بهترین نرم افزار حسابداری» برای همه شرکتها یک معنی ندارد.
بهترین نرم افزار برای یک فروشگاه کوچک ممکن است برای یک کارخانه مناسب نباشد.
بهترین سیستم برای یک کارخانه نیز ممکن است برای یک هلدینگ چندشرکتی نیازمند تنظیمات متفاوتی باشد.
هنگام انتخاب نرم افزار باید به این موارد توجه کرد:
- اندازه سازمان
- تعداد کاربران
- تعداد شرکتها
- تعداد شعب
- تعداد انبارها
- نوع فعالیت
- فرآیند تولید
- تعداد تراکنشها
- نیازهای گزارشگیری
- نیاز به API
- نیاز به ERP
- امنیت
- سطح دسترسی
- قابلیت توسعه
- قابلیت یکپارچهسازی
- پشتیبانی
- زیرساخت استقرار
بنابراین بهتر است به جای جستجوی صرف برای «بهترین نرم افزار حسابداری»، ابتدا نیازهای واقعی سازمان مشخص شود.
حسابداری سنتی یا ERP؟
| ویژگی | حسابداری سنتی | ERP |
|---|---|---|
| حسابداری مالی | دارد | دارد |
| خرید | محدود/جداگانه | یکپارچه |
| فروش | محدود/جداگانه | یکپارچه |
| انبار | معمولاً جدا | یکپارچه |
| تولید | معمولاً جدا | یکپارچه |
| منابع انسانی | جدا | یکپارچه |
| پروژه | جدا | یکپارچه |
| CRM | جدا | یکپارچه |
| گزارش مدیریتی | محدود | گسترده |
| چندشرکتی | بسته به سیستم | قابل پشتیبانی |
| داشبورد مدیریتی | محدود | گسترده |
| یکپارچگی داده | محدود | بالا |
آینده حسابداری در سازمانها
حسابداری در حال حرکت از یک فعالیت صرفاً ثبتکننده به سمت تحلیل داده و تصمیمسازی مدیریتی است.
در آینده سازمانها بیش از گذشته به سیستمهایی نیاز خواهند داشت که بتوانند اطلاعات مالی را با اطلاعات عملیاتی ترکیب کنند.
برای مثال مدیر تنها نمیخواهد بداند:
«هزینه این ماه چقدر بوده؟»
بلکه میخواهد بداند:
«چرا هزینه افزایش پیدا کرده است؟»
یا:
«کدام خط تولید بیشترین هزینه را ایجاد کرده؟»
یا:
«کدام محصول بیشترین سود را دارد؟»
یا:
«کدام پروژه در حال عبور از بودجه است؟»
یا:
«کدام مشتری بیشترین مطالبات معوق را دارد؟»
این همان نقطهای است که ERP، داشبورد مدیریتی و تحلیل اطلاعات اهمیت پیدا میکنند.
جمعبندی؛ حسابداری فقط ثبت سند نیست
حسابداری پایه مدیریت مالی هر سازمان است، اما در سازمانهای مدرن نمیتوان حسابداری را از سایر فرآیندهای شرکت جدا کرد.
در یک کارخانه، حسابداری باید با تولید، انبار، خرید، فروش و بهای تمام شده ارتباط داشته باشد.
در یک شرکت خدماتی، باید با پروژه، قرارداد، منابع انسانی و هزینهها ارتباط داشته باشد.
در یک شرکت بازرگانی، باید با خرید، فروش، موجودی و مشتریان یکپارچه باشد.
در یک هلدینگ، باید امکان مدیریت چند شرکت، شعب و گزارشهای مدیریتی را فراهم کند.
به همین دلیل، استفاده از یک سیستم ERP یکپارچه میتواند نسبت به استفاده از چند نرم افزار مستقل مزایای قابل توجهی داشته باشد.
پرتو ERP با هدف یکپارچهسازی فرآیندهای سازمانی، میتواند حسابداری و مدیریت مالی را در کنار فرآیندهایی مانند تولید، انبار، خرید، فروش، منابع انسانی، CRM، پروژه، نگهداری و تعمیرات، مدیریت ناوگان و مدیریت معدن در یک ساختار جامع قرار دهد.
در نهایت هدف از یک سیستم مالی حرفهای فقط ثبت اسناد نیست؛ بلکه ایجاد شفافیت مالی، کنترل هزینه، مدیریت نقدینگی، محاسبه دقیق عملکرد و فراهم کردن اطلاعات لازم برای تصمیمگیری مدیران است.
اگر سازمان شما از یک کسبوکار کوچک در حال رشد تا یک شرکت بزرگ، کارخانه، مجموعه تولیدی، شرکت بازرگانی، شرکت خدماتی، شرکت پیمانکاری یا هلدینگ چندشرکتی است، انتخاب یک سیستم مناسب حسابداری و ERP میتواند یکی از تصمیمهای مهم برای مدیریت بهتر سازمان باشد.
پرتو ERP؛ یکپارچهسازی فرآیندهای سازمان برای مدیریت هوشمندتر کسبوکار.
