نرم افزار مدیریت دانش سازمانی چیست؟
در هر سازمان، کارخانه و مجموعه صنعتی حجم زیادی از اطلاعات و تجربیات ارزشمند در طول سال‌ها ایجاد می‌شود. دستورالعملهای کاری، آموزش کارکنان، تجربیات کارشناسان، روشهای انجام فرآیندها، فرمولاسیون محصولات، استانداردها، مستندات فنی، گزارش‌ها و حتی راهکارهایی که یک کارشناس باتجربه در طول سال‌ها به دست آورده است، همگی بخشی از دانش سازمانی محسوب می‌شوند.
اما یک سؤال مهم وجود دارد: اگر این دانش ثبت و سازماندهی نشود، چگونه میتوان آن را حفظ و در اختیار سایر کارکنان قرار داد؟
اینجاست که نرم افزار مدیریت دانش سازمانی اهمیت پیدا میکند. سیستم مدیریت دانش به سازمان کمک میکند اطلاعات و تجربیات پراکنده را در یک ساختار منظم جمع‌آوری کرده و امکان دسترسی، جست‌وجو و استفاده مجدد از آن‌ها را فراهم کند.
در نرم افزار مدیریت دانش پرتو این فرآیند یک مرحله فراتر می‌رود و دانش ثبتشده سازمان میتواند به یک منبع برای پاسخگویی هوشمند مبتنی بر هوش مصنوعی تبدیل شود.
مدیریت دانش سازمانی چه مشکلی را حل میکند؟
یکی از مشکلات بسیاری از سازمان‌ها این است که دانش واقعی مجموعه در مکان‌های مختلف پراکنده شده است. بخشی از اطلاعات در فایل‌های Word و PDF، بخشی در دستورالعملهای چاپی، بخشی در سیستم‌های مختلف و بخش مهمی نیز در ذهن کارکنان و کارشناسان قرار دارد.
برای مثال، ممکن است یک کارشناس تولید سال‌ها تجربه درباره یک فرآیند خاص داشته باشد، اما این تجربه در هیچ سیستم مشخصی ثبت نشده باشد. با جابه‌جایی آن فرد، بازنشستگی یا خروج از سازمان، دسترسی به بخش مهمی از این دانش نیز دشوار می‌شود.
نرم افزار مدیریت دانش با ایجاد یک پایگاه دانش متمرکز میتواند اطلاعاتی مانند موارد زیر را در یک محیط یکپارچه نگهداری کند:
- دستورالعملهای کاری
- مستندات فنی
- روشهای اجرایی
- آموزش‌های سازمانی
- تجربیات کارشناسان
- فرآیندهای کاری
- فرمولاسیونها
- استانداردها و الزامات داخلی
- فایل‌های PDF و اسناد سازمانی
- ویدیوهای آموزشی
- گزارش‌ها و مستندات تخصصی
- دانش مربوط به تجهیزات و ماشین‌آلات
- تجربیات واحد تولید و کنترل کیفیت
- اطلاعات واحد نگهداری و تعمیرات
- دانش تخصصی واحدهای مختلف سازمان
نرم افزار مدیریت دانش پرتو چگونه کار میکند؟
در نرم افزار مدیریت دانش پرتو ابتدا دانش و اطلاعات تخصصی سازمان در سامانه ثبت و دسته‌بندی می‌شود. سازمان میتواند مستندات و محتوای موردنیاز خود را بر اساس واحد، موضوع، فرآیند، محصول یا نوع دانش سازماندهی کند.
پس از ایجاد پایگاه دانش، قابلیت هوشمند سامانه میتواند برای دسترسی سریعتر کارکنان به این اطلاعات مورد استفاده قرار گیرد.
برای مثال، فرض کنید یک کارخانه صنایع لبنی صدها دستورالعمل، آموزش و مستندات مرتبط با تولید محصولات خود دارد. کارشناس میتواند به‌جای جست‌وجوی دستی میان تعداد زیادی فایل، سؤال خود را به زبان طبیعی مطرح کند.
برای مثال:
«فرآیند آماده‌سازی شیر خام در این کارخانه طبق دستورالعمل داخلی چگونه انجام می‌شود؟»
سامانه با استفاده از دانش ثبتشده سازمان، اطلاعات مرتبط را پیدا کرده و پاسخ را بر اساس مستندات موجود ارائه میکند.
به همین شکل میتوان درباره فرآیند تولید، کنترل کیفیت، نگهداری تجهیزات، دستورالعملهای ایمنی، فرمولاسیون محصولات و بسیاری از موضوعات تخصصی دیگر سؤال کرد.
تفاوت مدیریت دانش سازمانی با چت‌بات عمومی هوش مصنوعی
یکی از تفاوت‌های مهم دستیار هوشمند مدیریت دانش پرتو با یک چت‌بات عمومی، منبع اطلاعات مورد استفاده برای پاسخگویی است.
در یک چت‌بات عمومی، کاربر معمولاً با یک مدل عمومی مواجه است که دانش گسترده‌ای در حوزه‌های مختلف دارد. اما سازمان ممکن است اطلاعات اختصاصی داشته باشد که در منابع عمومی وجود ندارند.
برای مثال، فرمول تولید یک محصول، دستورالعمل داخلی یک کارخانه، روش اختصاصی انجام یک فرآیند یا تجربه یک کارشناس ممکن است فقط در داخل همان سازمان وجود داشته باشد.
در مدیریت دانش سازمانی، هدف این است که دانش اختصاصی مجموعه به یک منبع قابل جست‌وجو و قابل استفاده برای کارکنان تبدیل شود.
در پرتو، پاسخگویی هوشمند بر مبنای دانش و مستنداتی که سازمان در اختیار سامانه قرار داده است طراحی می‌شود؛ بنابراین سازمان میتواند دانش داخلی خود را به یک دستیار هوشمند اختصاصی تبدیل کند.
هوش مصنوعی چگونه به مدیریت دانش کمک میکند؟
اضافه شدن هوش مصنوعی به سیستم مدیریت دانش میتواند نحوه استفاده کارکنان از اطلاعات سازمان را تغییر دهد.
در روش سنتی، کاربر باید نام فایل یا موضوع موردنظر را بداند، در پوشه‌ها جست‌وجو کند و چندین سند را بررسی نماید.
اما در یک سیستم مدیریت دانش مجهز به هوش مصنوعی، کاربر میتواند سؤال خود را به شکل طبیعی مطرح کند.
برای مثال:
- روش صحیح راه‌اندازی این دستگاه چیست؟
- دستورالعمل کنترل کیفیت این محصول کجاست؟
- برای تولید این محصول چه مراحلی باید انجام شود؟
- فرمولاسیون محصول X طبق مستندات سازمان چیست؟
- این خط تولید چه دستورالعملی برای شست‌وشو دارد؟
- در صورت بروز این خطا چه اقدامی باید انجام شود؟
- فرآیند تعمیر این تجهیز طبق دستورالعمل داخلی چگونه است؟
- چه آموزش‌هایی برای اپراتور این دستگاه ثبت شده است؟
این مدل تعامل باعث می‌شود دانش سازمانی سریعتر و سادهتر در اختیار کارکنان قرار بگیرد.
کاربرد نرم افزار مدیریت دانش در کارخانهها
کارخانهها و مجموعه‌های صنعتی یکی از مهم‌ترین محیط‌های استفاده از مدیریت دانش هستند؛ زیرا حجم زیادی از اطلاعات تخصصی در بخشهای مختلف آن‌ها تولید می‌شود.
صنایع غذایی و لبنی
در صنایع غذایی و لبنی میتوان اطلاعاتی مانند:
- فرمولاسیون محصولات
- دستورالعمل تولید
- کنترل کیفیت
- روش آماده‌سازی مواد اولیه
- استانداردهای تولید
- دستورالعملهای آزمایشگاهی
- آموزش اپراتورها
- روشهای شست‌وشو و بهداشت
- فرآیندهای نگهداری تجهیزات
را در پایگاه دانش سازمان ثبت کرد.
پتروشیمی و صنایع فرآیندی
در صنایع پتروشیمی و فرآیندی، مستندات فنی و دستورالعملهای تخصصی اهمیت زیادی دارند. مدیریت دانش میتواند به سازمان کمک کند این اطلاعات را ساختاریافته نگهداری و در اختیار افراد مجاز قرار دهد.
صنایع معدنی
در معادن نیز دانش زیادی درباره فرآیند استخراج، تولید، تجهیزات، نگهداری، ایمنی، حمل‌ونقل و عملیات وجود دارد. ثبت این تجربیات و مستندات میتواند دسترسی کارکنان به دانش تخصصی را سادهتر کند.
کارخانه‌های تولیدی
در کارخانه‌های تولیدی، مدیریت دانش میتواند در بخشهای تولید، کنترل کیفیت، نگهداری و تعمیرات، منابع انسانی، HSE، مهندسی و واحدهای فنی مورد استفاده قرار گیرد.
مدیریت دانش و جلوگیری از خروج دانش از سازمان
یکی از اهداف اصلی مدیریت دانش، جلوگیری از وابستگی بیش از حد سازمان به افراد است.
فرض کنید یک متخصص ۱۵ سال در یک کارخانه فعالیت کرده و دانش بسیار زیادی درباره فرآیندهای تولید، تجهیزات و مشکلات خط تولید دارد. اگر بخش زیادی از این دانش تنها در ذهن او باشد، سازمان برای استفاده از آن دانش به حضور همان فرد وابسته خواهد بود.
با ثبت دانش سازمانی، تجربیات و اطلاعات مهم میتوانند به شکل مستند در اختیار مجموعه قرار گیرند.
این موضوع به‌خصوص برای سازمان‌هایی که تعداد زیادی نیروی متخصص دارند اهمیت زیادی دارد.
ارتباط نرم افزار مدیریت دانش با ERP
مدیریت دانش زمانی ارزش بیشتری پیدا میکند که در کنار سایر سیستم‌های سازمانی قرار بگیرد.
ERP پرتو میتواند بستری یکپارچه برای مدیریت فرآیندهای سازمان فراهم کند و ماژول مدیریت دانش نیز میتواند در کنار بخش‌هایی مانند تولید، MRP، تعمیر و نگهداری، مدیریت ناوگان، انبار، منابع انسانی و سایر ماژول‌ها مورد استفاده قرار گیرد.
برای مثال، دانش مرتبط با یک تجهیز میتواند در کنار اطلاعات نگهداری و تعمیرات آن قرار بگیرد یا آموزش‌های مرتبط با یک فرآیند تولید در کنار فرآیندهای همان واحد قرار داده شود.
این یکپارچگی باعث می‌شود دانش سازمانی از یک آرشیو ساده اسناد به بخشی کاربردی از سیستم اطلاعات سازمان تبدیل شود.
مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت دانش پرتو
استفاده از یک سامانه مدیریت دانش میتواند مزایای مختلفی برای سازمان ایجاد کند، از جمله:
- ثبت و حفظ دانش سازمانی
- کاهش وابستگی به دانش افراد
- دسترسی سریعتر کارکنان به اطلاعات
- یکپارچه‌سازی مستندات و آموزشها
- ایجاد پایگاه دانش سازمانی
- جست‌وجوی سریع در مستندات
- استفاده از هوش مصنوعی برای پرسش و پاسخ
- انتقال بهتر تجربیات کارشناسان
- تسریع آموزش نیروهای جدید
- دسترسی ساختاریافته به دستورالعملها
- کاهش زمان پیدا کردن اطلاعات
- استفاده مجدد از دانش و تجربیات قبلی
- ایجاد دستیار هوشمند اختصاصی سازمان
- امکان استفاده در صنایع و کارخانه‌های مختلف
مدیریت دانش؛ تبدیل اطلاعات سازمان به یک سرمایه ماندگار
دانش هر سازمان یکی از ارزشمندترین دارایی‌های آن است؛ اما زمانی میتوان از این دارایی به‌صورت مؤثر استفاده کرد که دانش موجود ثبت، سازماندهی، قابل جست‌وجو و قابل استفاده باشد.
نرم افزار مدیریت دانش پرتو با ترکیب مدیریت مستندات، آموزش، تجربیات و دانش فنی سازمان با قابلیت‌های هوشمند، بستری فراهم میکند تا کارکنان بتوانند به اطلاعات موردنیاز خود سریعتر دسترسی پیدا کنند و از دانش موجود در مجموعه استفاده نمایند.
هدف این سیستم تنها نگهداری اسناد نیست؛ بلکه ایجاد یک پایگاه دانش هوشمند برای سازمان است که میتواند به کارکنان در پیدا کردن اطلاعات، یادگیری فرآیندها و دریافت پاسخ بر اساس دانش داخلی مجموعه کمک کند.
برای آشنایی بیشتر با این موضوع می‌توانید مقالات «چگونه دانش سازمانی را از دست ندهیم؟»، «هوش مصنوعی اختصاصی سازمان چیست؟» و «مقایسه چت‌بات عمومی و دستیار هوشمند دانش سازمانی» را نیز مطالعه کنید.
