دستیار هوشمند ERP چیست؟
در بسیاری از سازمانها حجم اطلاعاتی که هر روز در نرم افزارهای مختلف ثبت میشود، بسیار زیاد است. اطلاعات فروش، خرید، مالی، انبار، تولید، منابع انسانی، نگهداری و تعمیرات، مشتریان، پروژهها و ناوگان همگی بخشی از دادههایی هستند که برای مدیریت بهتر سازمان مورد استفاده قرار میگیرند.
اما یک سؤال مهم وجود دارد:
چطور میتوان از میان این حجم عظیم اطلاعات، در کوتاهترین زمان به پاسخ موردنیاز رسید؟
اینجاست که مفهوم دستیار هوشمند ERP مطرح میشود.
دستیار هوشمند ERP یک قابلیت مبتنی بر هوش مصنوعی است که میتواند در کنار نرم افزار ERP قرار بگیرد و به جای اینکه مدیر یا کاربر مجبور باشد برای پیدا کردن اطلاعات، وارد چندین منو و گزارش مختلف شود، درخواست خود را به زبان طبیعی مطرح کند.
برای مثال مدیر میتواند از سیستم بپرسد:
«فروش این ماه نسبت به ماه گذشته چقدر تغییر کرده است؟»
یا:
«۵۰ دستگاه با بیشترین مصرف سوخت را نمایش بده.»
یا:
«کدام تجهیزات در سه ماه گذشته بیشترین خرابی را داشتهاند؟»
یا:
«مشتریانی که بیشترین کاهش خرید را داشتهاند معرفی کن.»
دستیار هوشمند اطلاعات موجود در ERP را بررسی کرده و بر اساس دادههای سازمان، پاسخ مناسب، گزارش یا تحلیل موردنیاز را ارائه میکند.
تفاوت ERP معمولی با ERP هوشمند
نرم افزار ERP بهصورت سنتی وظیفه جمعآوری، ثبت، مدیریت و نمایش اطلاعات سازمان را بر عهده دارد. کاربران برای دسترسی به اطلاعات معمولاً باید وارد بخش موردنظر شده، فیلترهای مختلف را انتخاب کنند و سپس گزارش موردنظر خود را دریافت کنند.
این روش همچنان کاربرد بسیار زیادی دارد، اما با اضافه شدن هوش مصنوعی، نحوه تعامل کاربر با ERP میتواند تغییر کند.
در یک ERP هوشمند کاربر میتواند به جای جستجوی دستی، سؤال خود را مستقیماً از سیستم بپرسد.
برای مثال:
روش سنتی:
ورود به مدیریت ناوگان ← انتخاب گزارش سوخت ← انتخاب بازه زمانی ← انتخاب خودروها ← مرتبسازی بر اساس مصرف
روش هوشمند:
«۵۰ دستگاه با بیشترین مصرف سوخت در ماه گذشته را نمایش بده.»
در نتیجه، دستیار هوشمند ERP میتواند به عنوان یک لایه هوشمند در بالای اطلاعات سازمان عمل کند.
دستیار هوشمند نرم افزار چه کاری انجام میدهد؟
دستیار هوشمند نرم افزار میتواند رابطی بین کاربر و اطلاعات سیستم باشد.
کاربر سؤال خود را به زبان طبیعی مطرح میکند و سیستم تلاش میکند مفهوم سؤال را درک کرده و اطلاعات مرتبط را از دادههای ERP استخراج کند.
برخی از کاربردهای مهم این دستیار عبارتاند از:
پاسخگویی هوشمند به سؤالات کاربران
تولید گزارشهای مدیریتی
تحلیل اطلاعات سازمان
مقایسه دورههای زمانی
شناسایی روندها
استخراج اطلاعات از دادههای ERP
خلاصهسازی گزارشهای طولانی
ارائه شاخصهای کلیدی عملکرد
شناسایی موارد غیرعادی
تحلیل فروش
تحلیل مالی
تحلیل موجودی
تحلیل تولید
تحلیل تعمیرات
تحلیل مشتریان
کمک به تصمیمگیری مدیران
به همین دلیل میتوان دستیار هوشمند را یکی از مهمترین قابلیتهای نسل جدید نرم افزارهای سازمانی دانست.
هوش مصنوعی ERP چگونه کار میکند؟
هوش مصنوعی ERP به معنای اضافه کردن قابلیتهای تحلیل و تعامل هوشمند به سیستم برنامهریزی منابع سازمانی است.
در یک معماری مناسب، دستیار هوشمند مستقیماً به تمام اطلاعات سیستم دسترسی آزاد ندارد؛ بلکه درخواست کاربر ابتدا تحلیل شده و سپس اطلاعات موردنیاز از بخشهای مجاز ERP دریافت میشود.
برای مثال اگر مدیر درخواست کند:
«فروش سه ماه اخیر را با سه ماه قبل مقایسه کن.»
دستیار میتواند درخواست را به یک عملیات تحلیلی تبدیل کرده، دادههای فروش را دریافت کند، شاخصهای موردنیاز را محاسبه کند و در نهایت نتیجه را به زبان ساده نمایش دهد.
بنابراین هدف اصلی هوش مصنوعی در ERP فقط چت کردن نیست؛ بلکه تبدیل دادههای سازمان به اطلاعات قابل استفاده برای تصمیمگیری است.
گزارش ساز هوشمند چیست؟
یکی از کاربردهای بسیار مهم هوش مصنوعی در ERP، گزارش ساز هوشمند است.
در سیستمهای سنتی برای ساخت گزارش ممکن است کاربر مجبور باشد پارامترهای مختلفی را انتخاب کند.
اما در یک گزارش ساز هوش مصنوعی، کاربر میتواند درخواست خود را به شکل طبیعی بیان کند.
برای مثال:
«گزارش فروش محصولات در شش ماه گذشته را بر اساس شعبه نمایش بده.»
یا:
«گزارش مشتریان را بر اساس میزان خرید از بیشترین به کمترین مرتب کن.»
یا:
«گزارش موجودی کالاهایی که کمتر از حداقل موجودی هستند ایجاد کن.»
سیستم میتواند بر اساس درخواست کاربر، گزارش موردنظر را تولید کند.
این قابلیت باعث میشود گزارش ساز پرتو بتواند به جای محدود شدن به مجموعهای از گزارشهای ثابت، تجربه منعطفتری برای تحلیل اطلاعات سازمان فراهم کند.
گزارش ساز هوش مصنوعی چه تفاوتی با گزارش ساز معمولی دارد؟
گزارش ساز معمولی معمولاً بر اساس گزارشهای از پیش طراحیشده فعالیت میکند.
برای مثال:
گزارش فروش
گزارش خرید
گزارش موجودی
گزارش بدهکاران
گزارش تولید
گزارش تعمیرات
اما گزارش ساز هوش مصنوعی میتواند درخواست پیچیدهتری را دریافت کرده و آن را به یک گزارش قابل فهم تبدیل کند.
برای مثال مدیر میگوید:
«در سه ماه گذشته، خودروهایی را پیدا کن که مصرف سوختشان نسبت به میانگین ناوگان بیشتر بوده و نتیجه را بر اساس میزان انحراف مرتب کن.»
این نوع درخواست فراتر از یک فیلتر ساده است و نیاز به تحلیل چند شاخص دارد.
دستیار هوشمند نت چیست؟
در حوزه نگهداری و تعمیرات، اطلاعات زیادی در سیستم ثبت میشود؛ از جمله:
سوابق خرابی
دستورکارها
سرویسهای دورهای
PM
زمان تعمیر
قطعات مصرفی
هزینه تعمیرات
توقف تجهیزات
ساعات کارکرد
MTBF
MTTR
سوابق تعمیرات
درخواستهای تعمیراتی
به همین دلیل دستیار هوشمند نت میتواند یکی از کاربردهای مهم هوش مصنوعی در مدیریت داراییهای فیزیکی باشد.
برای مثال مدیر تعمیرات میتواند بپرسد:
«کدام تجهیزات در سه ماه گذشته بیشترین خرابی را داشتهاند؟»
یا:
«هزینه تعمیرات دستگاههای خط تولید در این ماه چقدر بوده؟»
یا:
«تجهیزاتی که MTBF آنها کاهش پیدا کرده را نمایش بده.»
یا:
«کدام دستگاهها بیشترین زمان توقف را داشتهاند؟»
دستیار میتواند اطلاعات مرتبط با نگهداری و تعمیرات را تحلیل و نتیجه را در اختیار کاربر قرار دهد.
دستیار هوشمند تعمیر و نگهداری
دستیار هوشمند تعمیر و نگهداری میتواند به کارشناسان نت، مدیران فنی و مدیران کارخانه کمک کند تا اطلاعات مربوط به تجهیزات را سریعتر بررسی کنند.
برای مثال سیستم میتواند در پاسخ به یک سؤال، موارد زیر را نمایش دهد:
تجهیزات دارای بیشترین خرابی
تجهیزات با بیشترین هزینه تعمیرات
تجهیزات با بیشترین زمان توقف
قطعات پرمصرف
روند هزینههای تعمیرات
تعداد دستورکارهای باز
دستورکارهای تأخیرخورده
وضعیت PM
وضعیت سرویسهای دورهای
این قابلیت میتواند در کنار CMMS یا ماژول نگهداری و تعمیرات ERP مورد استفاده قرار گیرد.
گزارش ساز تعمیر و نگهداری
در یک سیستم مدیریت نگهداری و تعمیرات، گزارشگیری اهمیت بسیار زیادی دارد.
گزارش ساز تعمیر و نگهداری میتواند به مدیر کمک کند تا وضعیت تجهیزات را از زوایای مختلف بررسی کند.
برای مثال:
«۱۰ تجهیز با بیشترین هزینه تعمیرات را نمایش بده.»
«تجهیزاتی که در این ماه بیش از سه بار خراب شدهاند کداماند؟»
«هزینه تعمیرات امسال را با سال گذشته مقایسه کن.»
«کدام دستگاهها بیشترین زمان توقف را داشتهاند؟»
این اطلاعات میتوانند برای برنامهریزی تعمیرات، کنترل هزینه و افزایش قابلیت اطمینان تجهیزات مورد استفاده قرار گیرند.
دستیار هوشمند CRM چیست؟
CRM یکی دیگر از حوزههایی است که میتواند از هوش مصنوعی استفاده کند.
دستیار هوشمند CRM میتواند اطلاعات مربوط به مشتریان، فروش، تماسها، فرصتهای فروش و سوابق ارتباطی را تحلیل کند.
برای مثال کاربر میتواند سؤال کند:
«۱۰ مشتری با بیشترین میزان خرید را نمایش بده.»
«کدام مشتریان در سه ماه اخیر خریدشان کاهش پیدا کرده است؟»
«مشتریانی که بیش از ۶ ماه خرید نداشتهاند را پیدا کن.»
«کدام فروشندگان بیشترین فروش را داشتهاند؟»
«فرصتهای فروش باز را بر اساس مبلغ مرتب کن.»
در نتیجه، CRM هوشمند میتواند اطلاعات خام مشتریان را به گزارشها و تحلیلهای کاربردی تبدیل کند.
هوش مصنوعی در مدیریت ناوگان
یکی دیگر از حوزههای مهم استفاده از هوش مصنوعی، مدیریت ناوگان است.
در سازمانهایی که تعداد زیادی خودرو یا دستگاه متحرک دارند، اطلاعات زیادی درباره کارکرد، مسیر، سوخت، مسافت و عملکرد خودروها ثبت میشود.
دستیار هوشمند میتواند به سؤالاتی مانند موارد زیر پاسخ دهد:
«۵۰ دستگاه با بیشترین مصرف سوخت را نمایش بده.»
«کدام خودروها بیشترین مسافت را طی کردهاند؟»
«مصرف سوخت ناوگان در این ماه چقدر بوده؟»
«کدام خودروها مصرف سوخت غیرعادی دارند؟»
«هزینه سوخت هر خودرو را با ماه گذشته مقایسه کن.»
این قابلیت میتواند دستیار هوشمند ناوگان را به ابزاری کاربردی برای مدیران حملونقل تبدیل کند.
دستیار هوشمند برای مدیران
یکی از مهمترین مزیتهای دستیار هوشمند این است که مدیر مجبور نیست برای هر سؤال به یک کارشناس یا واحد سازمانی مراجعه کند.
مدیر میتواند سؤال خود را مطرح کند و بر اساس سطح دسترسی خود، اطلاعات موردنیاز را دریافت کند.
برای مثال مدیرعامل میتواند بپرسد:
«وضعیت کلی فروش این ماه چگونه بوده؟»
سپس دستیار میتواند خلاصهای از وضعیت را ارائه دهد:
میزان فروش
درصد تغییر نسبت به دوره قبل
محصولات پرفروش
شعب برتر
مشتریان مهم
روند فروش
موارد غیرعادی
در نتیجه، دستیار هوشمند ERP میتواند نقش یک دستیار مدیریتی هوشمند را ایفا کند.
آیا دستیار هوشمند ERP جایگزین نرم افزار ERP میشود؟
خیر.
دستیار هوشمند ERP جایگزین ERP نیست؛ بلکه یک لایه هوشمند برای تعامل بهتر با اطلاعات ERP است.
نرم افزار ERP همچنان مسئول ثبت و مدیریت فرآیندهای سازمان است.
دستیار هوشمند روی این اطلاعات قرار میگیرد و امکان تحلیل، جستجو، گزارشگیری و تعامل طبیعی با دادهها را فراهم میکند.
به زبان ساده:
ERP دادهها و فرآیندهای سازمان را مدیریت میکند و هوش مصنوعی کمک میکند این دادهها بهتر فهمیده و استفاده شوند.
مزایای استفاده از هوش مصنوعی در ERP
استفاده از هوش مصنوعی در نرم افزار ERP میتواند مزایای مختلفی داشته باشد:
دسترسی سریعتر به اطلاعات
کاربر به جای جستجوی طولانی در منوها میتواند سؤال خود را مستقیماً مطرح کند.
کاهش زمان گزارشگیری
ساخت بسیاری از گزارشها میتواند با درخواست متنی ساده انجام شود.
تحلیل بهتر دادهها
سیستم میتواند ارتباط میان دادهها و روندهای مختلف را بررسی کند.
کمک به تصمیمگیری
مدیران میتوانند اطلاعات را در قالب خلاصه و قابل فهم دریافت کنند.
کاهش وابستگی به گزارشهای ثابت
کاربر محدود به گزارشهای از پیش تعریفشده نیست.
استفاده بهتر از دادههای سازمان
اطلاعاتی که قبلاً فقط در جداول و گزارشها قرار داشتند، میتوانند به شکل تحلیلی مورد استفاده قرار گیرند.
نرم افزار پرتو و دستیار هوشمند ERP
نرم افزار پرتو ERP با هدف ارائه یک راهکار جامع برای مدیریت فرآیندهای سازمانی طراحی شده است.
ترکیب قابلیتهای ERP با ابزارهای هوش مصنوعی میتواند تجربه جدیدی برای کاربر ایجاد کند؛ بهخصوص زمانی که سازمان حجم زیادی از داده در بخشهای مختلف خود دارد.
دستیار هوشمند پرتو میتواند در آینده در حوزههایی مانند:
فروش
CRM
مالی
انبار
تولید
منابع انسانی
پروژهها
گزارشهای مدیریتی
به کاربران برای دسترسی و تحلیل اطلاعات کمک کند.
هدف از این رویکرد، تبدیل ERP از یک نرم افزار صرفاً عملیاتی به یک سیستم هوشمند برای تحلیل و تصمیمگیری است.
آینده ERP؛ حرکت از ثبت اطلاعات به تصمیمگیری هوشمند
نسل جدید نرم افزارهای سازمانی فقط وظیفه ثبت اطلاعات را بر عهده نخواهند داشت.
ERP آینده باید بتواند علاوه بر ذخیره دادهها، آنها را تحلیل کند و اطلاعات قابل استفاده برای تصمیمگیری ارائه دهد.
در این مسیر، فناوریهایی مانند:
هوش مصنوعی
یادگیری ماشین
پردازش زبان طبیعی
تحلیل داده
گزارشسازی هوشمند
پیشبینی روندها
دستیارهای هوشمند
میتوانند نقش مهمی داشته باشند.
به همین دلیل مفهوم ERP هوشمند در حال تبدیل شدن به یکی از موضوعات مهم در آینده نرم افزارهای سازمانی است.
جمعبندی
دستیار هوشمند ERP را میتوان پلی میان کاربران و حجم عظیم اطلاعات سازمان دانست.
به جای اینکه مدیر یا کارشناس مجبور باشد برای هر سؤال وارد چندین بخش نرم افزار شود، میتواند درخواست خود را به زبان طبیعی مطرح کند و پاسخ، گزارش یا تحلیل موردنظر را دریافت کند.
از دستیار هوشمند نت و تعمیر و نگهداری گرفته تا دستیار هوشمند CRM، مدیریت ناوگان و گزارشهای مدیریتی، هوش مصنوعی میتواند نحوه استفاده سازمانها از اطلاعات را تغییر دهد.
نرم افزار پرتو ERP نیز با حرکت به سمت قابلیتهای هوشمند، میتواند تجربهای متفاوت از ERP سنتی ارائه کند؛ تجربهای که در آن دادههای سازمان فقط ذخیره نمیشوند، بلکه برای تحلیل، گزارشگیری و تصمیمگیری مورد استفاده قرار میگیرند.
در نهایت، آینده ERP فقط در «ثبت اطلاعات» خلاصه نمیشود؛ بلکه در فهم اطلاعات و تبدیل آنها به تصمیم بهتر است.
