در بسیاری از سازمانها، نرمافزارهای مختلفی برای مدیریت بخشهای گوناگون استفاده میشوند. ممکن است واحد مالی از نرمافزار حسابداری سپیدار استفاده کند، واحد فروش از یک CRM اختصاصی بهره ببرد، فروشگاه اینترنتی روی ووکامرس یا شاپیفای فعالیت کند و سیستم حضور و غیاب نیز توسط نرمافزار دیگری مدیریت شود. این پراکندگی اطلاعات، اگر بدون ارتباط بین سیستمها باشد، باعث دوبارهکاری، خطاهای انسانی و کاهش بهرهوری خواهد شد.
اینجاست که سینک (Sync) یا یکپارچهسازی نرمافزار ERP با سایر نرمافزارها از طریق API اهمیت پیدا میکند.
سینک نرمافزار ERP چیست؟
سینک یا همگامسازی نرمافزار ERP به فرآیندی گفته میشود که طی آن اطلاعات بین ERP و سایر نرمافزارهای سازمان بهصورت خودکار و از طریق API، Web Service یا سایر روشهای ارتباطی تبادل میشود.
در این حالت دیگر نیازی نیست اطلاعات بهصورت دستی در چند نرمافزار ثبت شوند. هر تغییری که در یک سیستم ایجاد شود، میتواند بهصورت خودکار در ERP یا سایر نرمافزارهای متصل نیز اعمال شود.
چرا سازمانها به سینک نرمافزارها نیاز دارند؟
با رشد کسبوکار، معمولاً حذف همه نرمافزارهای قبلی امکانپذیر نیست. بسیاری از شرکتها سالهاست از نرمافزارهایی مانند سپیدار، CRMهای اختصاصی یا سیستمهای فروش استفاده میکنند و قصد دارند ضمن حفظ این سرمایهگذاری، از امکانات یک ERP مدرن نیز بهرهمند شوند.
یکپارچهسازی نرمافزارها مزایای زیر را به همراه دارد:
حذف ورود اطلاعات تکراری
کاهش خطاهای انسانی
افزایش سرعت گردش اطلاعات
دسترسی به اطلاعات بهروز در تمام واحدها
جلوگیری از مغایرت اطلاعات بین سیستمها
کاهش هزینههای عملیاتی
امکان گزارشگیری دقیق مدیریتی
ERP پرتو چگونه با سایر نرمافزارها ارتباط برقرار میکند؟
ERP پرتو با ارائه APIهای استاندارد و مستند، امکان ارتباط با طیف گستردهای از نرمافزارهای سازمانی را فراهم کرده است.
این ارتباط میتواند بهصورت دوطرفه (Two-Way Synchronization) یا یکطرفه انجام شود.
به عنوان مثال، اطلاعات ثبتشده در یک نرمافزار حسابداری میتواند به ERP منتقل شود و یا برعکس، اطلاعات تولیدشده در ERP به نرمافزار مالی ارسال گردد.
اتصال ERP پرتو به نرمافزار حسابداری سپیدار
یکی از رایجترین درخواستهای سازمانها، اتصال ERP به نرمافزار حسابداری سپیدار است.
در بسیاری از شرکتها، واحد مالی سالها از سپیدار استفاده کرده و اطلاعات ارزشمندی در این سیستم ذخیره شده است. ERP پرتو میتواند از طریق API یا سرویسهای واسط، اطلاعات موردنیاز را با سپیدار تبادل کند.
نمونههایی از اطلاعات قابل همگامسازی عبارتاند از:
اطلاعات مشتریان
اطلاعات تامینکنندگان
کالاها و خدمات
فاکتورهای فروش
اسناد مالی
دریافت و پرداخت
موجودی کالا
مراکز هزینه
حسابهای تفصیلی
اطلاعات پروژهها
این فرآیند باعث میشود اطلاعات مالی بدون نیاز به ورود مجدد، بین دو سیستم هماهنگ باقی بمانند.
اتصال ERP پرتو به CRM
اگر سازمان شما از نرمافزار CRM استفاده میکند، ERP پرتو میتواند اطلاعات زیر را بهصورت خودکار دریافت یا ارسال کند:
مشتریان
سرنخهای فروش
فرصتهای فروش
قراردادها
سفارشها
وضعیت پروژهها
پیگیریهای مشتریان
در نتیجه واحد فروش و عملیات همیشه به اطلاعات یکسان دسترسی خواهند داشت.
اتصال ERP پرتو به فروشگاه اینترنتی
کسبوکارهای اینترنتی معمولاً نیاز دارند اطلاعات فروشگاه با ERP بهصورت لحظهای هماهنگ شود.
ERP پرتو قابلیت اتصال به انواع فروشگاههای اینترنتی از طریق API را دارد و میتواند اطلاعات زیر را مدیریت کند:
سفارشهای آنلاین
موجودی کالا
قیمت محصولات
اطلاعات مشتریان
وضعیت ارسال سفارش
کدهای تخفیف
فاکتورها
این موضوع از فروش بیش از موجودی و مغایرت اطلاعات جلوگیری میکند.
اتصال ERP پرتو به سیستم حضور و غیاب
در بسیاری از سازمانها دستگاه حضور و غیاب اطلاعات تردد کارکنان را ثبت میکند.
ERP پرتو میتواند این اطلاعات را دریافت کرده و در ماژول منابع انسانی و حقوق و دستمزد مورد استفاده قرار دهد.
از جمله اطلاعات قابل انتقال:
ورود و خروج کارکنان
اضافهکاری
مرخصی
مأموریت
شیفت کاری
تأخیر و تعجیل
اتصال ERP پرتو به سیستمهای تولید و تجهیزات صنعتی
کارخانهها معمولاً از PLC، SCADA، MES یا تجهیزات صنعتی مختلف استفاده میکنند.
ERP پرتو از طریق API یا سرویسهای ارتباطی میتواند اطلاعاتی مانند موارد زیر را دریافت کند:
میزان تولید
وضعیت خطوط تولید
توقف ماشینآلات
مصرف مواد اولیه
میزان ضایعات
ساعات کار تجهیزات
هشدارهای تعمیر و نگهداری
این اطلاعات به مدیران کمک میکند تصمیمهای دقیقتر و سریعتری اتخاذ کنند.
API در ERP پرتو چه امکاناتی فراهم میکند؟
معماری ERP پرتو بهگونهای طراحی شده است که توسعهدهندگان بتوانند بدون ایجاد تغییرات اساسی در سیستم، ارتباط با نرمافزارهای دیگر را پیادهسازی کنند.
APIهای ERP پرتو امکان انجام عملیات مختلفی را فراهم میکنند، از جمله:
ایجاد، ویرایش و حذف اطلاعات
دریافت اطلاعات بر اساس فیلترهای مختلف
ثبت سفارش
ایجاد فاکتور
مدیریت موجودی انبار
مدیریت اطلاعات مشتریان
دریافت گزارشهای مدیریتی
مدیریت کاربران و سطوح دسترسی
ارتباط با سامانههای شخص ثالث
مزایای استفاده از API در ERP پرتو
استفاده از API مزایای متعددی برای سازمانها دارد:
کاهش هزینه توسعه نرمافزار
افزایش سرعت تبادل اطلاعات
امنیت بالاتر در انتقال دادهها
امکان توسعه سیستم در آینده
جلوگیری از ورود اطلاعات تکراری
افزایش دقت اطلاعات
کاهش وابستگی به فرآیندهای دستی
امکان اتصال به نرمافزارهای داخلی و خارجی
آیا ERP پرتو فقط به سپیدار متصل میشود؟
خیر.
ERP پرتو محدود به یک نرمافزار خاص نیست و به دلیل بهرهگیری از APIهای استاندارد، قابلیت اتصال به طیف گستردهای از سیستمهای سازمانی را دارد، از جمله:
نرمافزار حسابداری سپیدار
نرمافزارهای مالی اختصاصی
CRM
فروشگاههای اینترنتی
سامانههای منابع انسانی
سیستمهای حضور و غیاب
سامانههای پیامک
درگاههای پرداخت
سیستمهای BI و داشبوردهای مدیریتی
نرمافزارهای حملونقل و لجستیک
سامانههای اتوماسیون اداری
وبسرویسهای دولتی و سازمانی
هر نرمافزاری که API یا Web Service استاندارد ارائه دهد.
جمعبندی
یکپارچهسازی سیستمها، یکی از مهمترین مزایای استفاده از یک ERP مدرن است. زمانی که اطلاعات بین نرمافزارهای مختلف سازمان بهصورت خودکار تبادل شوند، سرعت انجام فرآیندها افزایش یافته، خطاهای انسانی کاهش پیدا کرده و مدیران به اطلاعات دقیق و بهروز دسترسی خواهند داشت.
ERP پرتو با ارائه APIهای قدرتمند و معماری منعطف، امکان اتصال به نرمافزارهایی مانند سپیدار، CRM، فروشگاههای اینترنتی، سیستمهای حضور و غیاب، سامانههای مالی و سایر نرمافزارهای سازمانی را فراهم میکند. این قابلیت به سازمانها کمک میکند بدون کنار گذاشتن نرمافزارهای فعلی، یک اکوسیستم یکپارچه و هوشمند ایجاد کرده و از مزایای تحول دیجیتال بهرهمند شوند.
