نرم افزار مدیریت ناوگان؛ مدیریت سرویس دورهای، سوخت و تعمیر و نگهداری خودروهای سازمانی
مدیریت خودروهای سازمانی زمانی که تعداد خودروها کم باشد، شاید با Excel و روشهای دستی امکانپذیر باشد؛ اما با افزایش تعداد خودروها، رانندگان و مأموریتها، کنترل سرویس دورهای، تعویض روغن، تعمیرات، سوخت، کارکرد و هزینههای ناوگان به یک فرآیند پیچیده تبدیل میشود.
فراموش شدن یک سرویس ساده میتواند باعث خرابی خودرو، توقف عملیات و افزایش هزینههای تعمیراتی شود. به همین دلیل استفاده از یک نرم افزار مدیریت ناوگان میتواند نقش مهمی در کاهش هزینهها و افزایش بهرهوری ناوگان سازمان داشته باشد.
نرم افزار مدیریت ناوگان پرتو با ایجاد یک سیستم یکپارچه برای مدیریت خودروها، رانندگان، سرویسهای دورهای، تعمیرات، سوخت و گزارشهای مدیریتی، به سازمانها کمک میکند اطلاعات ناوگان خود را متمرکز و فرآیندهای عملیاتی آن را هوشمندتر مدیریت کنند.
سرویس دورهای خودرو سازمانی چیست؟
سرویس دورهای خودرو سازمانی مجموعهای از فعالیتهای برنامهریزیشده برای جلوگیری از خرابی خودرو و حفظ وضعیت فنی آن است.
این سرویسها میتوانند بر اساس تاریخ، کیلومتر کارکرد یا ساعت کارکرد تعریف شوند.
برای مثال:
- تعویض روغن موتور
- تعویض فیلتر روغن
- تعویض فیلتر هوا
- تعویض فیلتر سوخت
- بررسی سیستم ترمز
- بررسی لاستیکها
- بررسی باتری
- سرویس گیربکس
- بررسی سیستم خنککننده
- سرویس کولر
- بازدیدهای فنی دورهای
در یک ناوگان کوچک شاید بتوان این موارد را دستی کنترل کرد، اما وقتی تعداد خودروها افزایش پیدا میکند، پیگیری دستی احتمال فراموشی سرویسها را بیشتر میکند.
در نرم افزار مدیریت ناوگان پرتو میتوان برای هر خودرو برنامه سرویس تعریف کرد و سوابق سرویسهای انجامشده را نیز نگهداری کرد.
یادآور تعویض روغن ناوگان
یکی از کاربردهای مهم نرم افزار مدیریت ناوگان، یادآوری سرویس و تعویض روغن خودروها است.
برای مثال اگر یک خودرو هر ۱۰ هزار کیلومتر نیاز به تعویض روغن داشته باشد، میتوان آخرین کارکرد و سرویس انجامشده را ثبت کرد تا سرویس بعدی بر اساس برنامه نگهداری مشخص شود.
به این ترتیب مسئول ناوگان لازم نیست دائماً فایلهای Excel یا دفترچههای سرویس را بررسی کند.
سیستم میتواند وضعیت سرویسهای نزدیک، سرویسهای انجامشده و سرویسهای عقبافتاده را در اختیار مدیر قرار دهد.
تعمیر و نگهداری ناوگان
یکی از مهمترین بخشهای مدیریت ناوگان، تعمیر و نگهداری خودروها است.
تعمیر و نگهداری را میتوان به دو بخش اصلی تقسیم کرد:
نگهداری پیشگیرانه
در نگهداری پیشگیرانه، سرویس و بازدید قبل از خرابی انجام میشود.
برای مثال:
- تعویض روغن
- تعویض فیلتر
- بازدید ترمز
- بررسی لاستیک
- سرویس موتور
- سرویس گیربکس
- بازدید سیستم برق
هدف این است که قبل از وقوع خرابی، مشکل شناسایی و برطرف شود.
تعمیرات اصلاحی
در تعمیرات اصلاحی، خودرو پس از ایجاد خرابی برای تعمیر وارد فرآیند تعمیرات میشود.
برای مثال:
- خرابی موتور
- خرابی گیربکس
- خرابی سیستم برق
- خرابی سیستم ترمز
- خرابی سیستم خنککننده
- خرابی قطعات مکانیکی
نرم افزار تعمیر و نگهداری ناوگان میتواند سوابق این تعمیرات را برای هر خودرو ثبت کند تا تاریخچه کاملی از وضعیت خودرو در اختیار سازمان باشد.
مدیریت سوخت ناوگان
سوخت یکی از مهمترین هزینههای عملیاتی ناوگان است.
بدون داشتن اطلاعات دقیق از سوختگیری و کارکرد خودروها، بررسی مصرف واقعی ناوگان دشوار خواهد بود.
با مدیریت سوخت ناوگان میتوان اطلاعاتی مانند موارد زیر را بررسی کرد:
- مقدار سوخت مصرفشده
- تاریخ سوختگیری
- خودرو
- راننده
- کیلومتر خودرو
- هزینه سوخت
- مصرف سوخت در بازه زمانی مشخص
- مقایسه مصرف خودروها
ترکیب اطلاعات سوخت با کارکرد خودرو به مدیر کمک میکند خودروهای پرمصرف را بهتر شناسایی کند.
مدیریت خودروهای سازمانی
هر خودرو دارای اطلاعات مختلفی است که باید در یک سیستم متمرکز نگهداری شود.
از جمله:
- مشخصات خودرو
- پلاک
- مدل
- سال ساخت
- شماره شاسی
- شماره موتور
- کیلومتر کارکرد
- وضعیت خودرو
- راننده اختصاصیافته
- سوابق تعمیرات
- سوابق سرویس
- سوابق سوخت
- هزینههای انجامشده
با ایجاد یک پرونده کامل برای هر خودرو، دسترسی به سوابق و وضعیت فعلی آن بسیار سادهتر میشود.
مدیریت رانندگان ناوگان
خودرو تنها بخش ناوگان نیست.
رانندگان نیز بخش مهمی از فرآیند مدیریت ناوگان هستند.
نرم افزار مدیریت ناوگان میتواند اطلاعات رانندگان و ارتباط آنها با خودروها را مدیریت کند.
برای مثال میتوان مشخص کرد:
- هر خودرو در اختیار چه رانندهای است؟
- سوابق فعالیت راننده چیست؟
- چه خودروهایی توسط یک راننده استفاده شدهاند؟
- عملکرد ناوگان چگونه بوده است؟
این اطلاعات در کنار دادههای سوخت، کارکرد و تعمیرات میتواند تصویر کاملتری از عملکرد ناوگان ایجاد کند.
GPS و نرم افزار مدیریت ناوگان
GPS یکی از ابزارهای مهم مدیریت ناوگان است، اما مدیریت ناوگان فقط GPS نیست.
GPS موقعیت خودرو را مشخص میکند، اما یک نرم افزار مدیریت ناوگان باید بتواند اطلاعات عملیاتی خودرو را نیز مدیریت کند.
برای مثال:
خودرو کجاست؟
آخرین سرویس چه زمانی انجام شده است؟
سرویس بعدی چه زمانی است؟
چقدر سوخت مصرف کرده است؟
هزینه تعمیرات خودرو چقدر بوده است؟
خودرو چند بار خراب شده است؟
وضعیت فعلی خودرو چیست؟
به همین دلیل ترکیب GPS، تعمیر و نگهداری، سوخت، رانندگان، سرویس دورهای و گزارشهای مدیریتی میتواند یک سیستم کاملتر برای مدیریت ناوگان ایجاد کند.
گزارشهای مدیریت ناوگان
مدیر ناوگان برای تصمیمگیری به اطلاعات دقیق نیاز دارد.
گزارشهای مدیریت ناوگان میتوانند شامل موارد زیر باشند:
- گزارش وضعیت خودروها
- گزارش کارکرد خودرو
- گزارش سرویسهای دورهای
- گزارش تعمیرات
- گزارش هزینه تعمیرات
- گزارش مصرف سوخت
- گزارش هزینه سوخت
- گزارش عملکرد رانندگان
- گزارش خودروهای متوقف
- گزارش سوابق هر خودرو
این گزارشها کمک میکنند تصمیمگیری به جای حدس و اطلاعات پراکنده، بر اساس دادههای واقعی انجام شود.
چرا استفاده از نرم افزار مدیریت ناوگان بهتر از Excel است؟
Excel برای ثبت اطلاعات ساده ابزار مناسبی است، اما با افزایش تعداد خودروها و عملیات، مدیریت ناوگان در چند فایل مختلف میتواند دشوار شود.
برخی مشکلات روش دستی عبارتاند از:
- فراموش شدن سرویس خودرو
- پراکندگی اطلاعات
- دشواری گزارشگیری
- ثبت ناقص سوابق تعمیرات
- نبود تاریخچه کامل خودرو
- دشواری کنترل هزینهها
- نبود ارتباط بین اطلاعات سوخت، تعمیرات و کارکرد
در مقابل، نرم افزار مدیریت ناوگان میتواند اطلاعات را در یک سیستم متمرکز نگهداری کند.
نرم افزار مدیریت ناوگان پرتو
پرتو یک راهکار سازمانی برای مدیریت فرآیندهای مختلف کسبوکار است که امکان مدیریت ناوگان، خودروها، رانندگان، تعمیر و نگهداری، سرویسهای دورهای و سوخت را فراهم میکند.
با استفاده از پرتو میتوان فرآیندهایی مانند:
- مدیریت خودروها
- مدیریت رانندگان
- مدیریت ناوگان
- سرویس دورهای
- یادآور تعویض روغن
- تعمیر و نگهداری
- درخواست تعمیر
- دستورکار تعمیرات
- ثبت کارکرد
- مدیریت سوخت
- کنترل هزینهها
- گزارشهای مدیریتی
- GPS و مانیتورینگ
را در یک ساختار یکپارچه مدیریت کرد.
این موضوع بهخصوص برای شرکتهایی که دارای ناوگان بزرگ، خودروهای سازمانی، کامیون، ماشینآلات یا تجهیزات عملیاتی هستند اهمیت بیشتری پیدا میکند.
چه سازمانهایی به نرم افزار مدیریت ناوگان نیاز دارند؟
استفاده از نرم افزار مدیریت ناوگان میتواند برای مجموعههای مختلفی مفید باشد، از جمله:
- شرکتهای حملونقل
- شرکتهای پخش
- شرکتهای لجستیکی
- کارخانهها
- شرکتهای معدنی
- شرکتهای عمرانی
- شرکتهای پیمانکاری
- سازمانها و ادارات
- شرکتهای خدماتی
- شرکتهای دارای خودروهای سازمانی
- مجموعههای دارای ماشینآلات سنگین
هر مجموعهای که تعداد قابل توجهی خودرو یا تجهیزات عملیاتی دارد، با افزایش حجم اطلاعات به یک سیستم منظم برای مدیریت آنها نیاز پیدا میکند.
جمعبندی
مدیریت ناوگان فقط به معنی مشاهده موقعیت خودروها روی نقشه نیست.
یک سیستم کامل باید بتواند خودرو، راننده، سوخت، کارکرد، تعمیرات، سرویس دورهای، تعویض روغن، هزینهها و گزارشهای مدیریتی را در کنار یکدیگر مدیریت کند.
نرم افزار مدیریت ناوگان پرتو با فراهم کردن امکانات مورد نیاز برای مدیریت خودروها و فرآیندهای مرتبط با ناوگان، میتواند به سازمانها کمک کند نگهداری خودروها را منظمتر، هزینهها را شفافتر و مدیریت ناوگان را دادهمحورتر کنند.
اگر میخواهید امکانات پرتو را برای ناوگان سازمان خود بررسی کنید، درخواست دمو نرم افزار مدیریت ناوگان پرتو را ثبت کنید تا امکانات سیستم متناسب با نیاز مجموعه شما بررسی شود.
پرتو؛ مدیریت یکپارچه ناوگان، تعمیر و نگهداری و فرآیندهای سازمانی.
تلفن: 02191096293
وبسایت: partoerp.com
